Sign in

Human resources

1. Assist in recruitment and contract administration:

• Ensure that accurate job descriptions and terms of employment are in place with contracts in English and Thai or Burmese.

• Recruitment for vacant positions including coordinating interviews and conducting reference checks
• Prepare and organize new staff orientation.
• Follow up with new staff and coordinate review for probationary period.
• Conduct Exit interview, and follow up handover process.

2. Staffing support:

• Maintain all files and confidential information of personnel (digital and hard copies).
• Ensure follow-up on probation, performance review, contract renewal.
• Follow-up appraisal procedures.
• Plan and organize staff capacity building and organizational development activities with the Director and the Coordinating Committee.
• Act as contact person and handle internal and external grievances with relevant supervisors and the coordinating committee based on the organisational policies.
• Promote regular recording of time sheets and leave forms.
• Help coordinate other staff events as needed.

3. Assist with visas, work permits and other documents required.

• Monitor and handle visa applications, work permits, renewals, and termination for non-national staff.

4. Ensure all HR policies and procedures are readily available to all staff

- Coordinate and make sure that the policies and organisational handbook is up to date and available in staff languages (in Thai, Burmese and English, and Shan as needed)

- Contribute to updating or development of policy by researching and drafting related policies, liaising with resource persons or donors, and ensuring that staff are involved using a participatory approach.

5. Coordinate administration of intern / Volunteer programmes

- Manage the volunteer/intern program for non-Thai volunteers, including responding to enquiries, interviews, assisting with visas, placement, other logistics and evaluation.

- Oversee interns during their placement and ensure that they have activities that are meaningful to the organisation.

Programme support

• Assist Project teams in translating and/or editing donor reports as requested.
• Respond to enquiries from other organisations and researchers, and organise visits to MAP Foundation to meet with staff to discuss migration related topics.

ด้านทรัพยากรบุคคล

1. การสรรหาบุคคลากรและบริหารสัญญาจ้างงาน :

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลักษณะงานและเงื่อนไขการจ้างงานมีความถูกต้องสอดคล้องกับสัญญาที่เป็นภาษาอังกฤษและไทยหรือพม่า
• รับสมัครตำแหน่งงานว่าง รวมทั้งประสานงานเพื่อการสัมภาษณ์ และดำเนินการขอความเห็นจากบุคคลอ้างอิงของผู้สมัครงาน
• จัดเตรียมและจัดให้มีการปฐมนิเทศแก่เจ้าหน้าที่ใหม่
• ติดตามการทำงานของเจ้าหน้าที่ใหม่ในช่วงทดลองงาน และประสานงานเพื่อการประเมินผลการทดลองงาน
• ดำเนินการสัมภาษณ์กรณีเจ้าหน้าที่จะออกจากตำแหน่งงาน และติดตามกระบวนการส่งมอบงานให้เจ้าหน้าที่คนที่จะรับช่วงงานต่อ

2. การสนับสนุนเจ้าหน้าที่ :

• เก็บรักษาไฟล์และข้อมูลลับ (ไฟล์ดิจิทัลและไฟล์เอกสารกระดาษ) ของบุคลากรทั้งหมดของมูลนิธิฯ
• ติดตามเพื่อให้มีผลการทดลองงาน การประเมินผลการปฏิบัติงาน และการต่อสัญญาจ้างงานใหม่
• ติดตามกระบวนการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีของเจ้าหน้าที่ทั้งหมด
• วางแผนและจัดกิจกรรมเสริมสร้างศักยภาพให้แก่เจ้าหน้าที่และการพัฒนาองค์กรร่วมกับผู้อำนวยการและคณะกรรมการผู้ประสานงาน
• ทำหน้าที่เป็นผู้ติดต่อและจัดการกรณีข้อร้องทุกข์ทั้งจากภายในและภายนอกองค์กรร่วมกับเจ้าหน้าที่ระดับหัวหน้างานที่เกี่ยวข้องและคณะกรรมการผู้ประสานงานตามนโยบายขององค์กร
• ส่งเสริมการบันทึกเวลาทำงานและการลงบันทึกในแบบฟอร์มการลาอย่างสม่ำเสมอ
• ช่วยประสานงานกิจกรรมอื่นๆ ของเจ้าหน้าที่ตามความจำเป็น

3. การช่วยเหลือเรื่องวีซ่า ใบอนุญาตทำงาน และเอกสารอื่นๆ ที่จำเป็น :

• ติดตามและจัดการเรื่องการยื่นขอวีซ่า ใบอนุญาตทำงาน การต่ออายุเอกสารต่างๆ และการเลิกจ้างสำหรับเจ้าหน้าที่ที่ไม่มีสัญชาติไทย

4. การตรวจสอบให้แน่ใจว่า นโยบายและข้อปฏิบัติด้านทรัพยากรบุคคลทั้งหมดพร้อมใช้งานสำหรับเจ้าหน้าที่ทุกคน :

• ประสานงานและตรวจสอบให้แน่ใจว่า นโยบายและคู่มือองค์กรมีการปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน และมีการจัดเตรียมหรือแปลให้พร้อมใช้ในภาษาต่างๆ ของเจ้าหน้าที่ (ภาษาไทย พม่า และอังกฤษ และภาษาไทใหญ่ตามความจำเป็น)
• มีส่วนร่วมในการปรับปรุงให้ทันสมัยหรือการพัฒนานโยบายโดยใช้การวิจัยและจัดทำร่างนโยบายต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ติดต่อประสานงานกับผู้มีองค์ความรู้หรือแหล่งทุนต่างๆ และทำให้มั่นใจว่าเจ้าหน้าที่มีส่วนร่วมในการพัฒนาและการปรับปรุงนโยบาย

5. การประสานงานการบริหารโครงการฝึกงาน/อาสาสมัคร :

• บริหารจัดการโครงการอาสาสมัคร/นักศึกษาฝึกงานสำหรับอาสาสมัครที่ไม่ใช่ชาวไทย รวมถึงการตอบคำถาม การสัมภาษณ์ การช่วยเหลือเรื่องวีซ่า การบรรจุงาน งานโลจิสติกส์อื่นๆ และการประเมินผล
• ดูแลผู้ฝึกงานในระหว่างการบรรจุงาน และทำให้แน่ใจว่าผู้ฝึกงานได้รับมอบหมายให้ทำงานหรือกิจกรรมต่างๆ ที่มีความหมายต่อองค์กร

การสนับสนุนโครงการ

• ช่วยเหลือทีมงานของโครงการต่างๆ ในการแปล และ/หรือแก้ไขรายงานสำหรับส่งแหล่งทุนตามการร้องขอ
• ตอบคำถามจากองค์กรและนักวิจัยอื่นๆ และจัดให้มีการเยี่ยมชมมูลนิธิ MAP เพื่อพบปะกับเจ้าหน้าที่เพื่อหารือในหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับแรงงานข้ามชาติ