ThaiNGO

Finance and administration Officer in Thailand

Protection International (PI) is seeking to recruit a Finance and administration Officer in Thailand

 PI is an international non-profit organization researching strategies and security management tools that protect human rights defenders and sharing its expertise in this area with people at risk for their human rights work all around the world. PI sees human rights defenders as agents of change who form a pillar of free and just societies. In many parts of the world, HRDs face threats from state and non-state actors for their human rights work. PI works with human rights defenders to develop strategies tailored to their profile and context.

The role

The Admin and financial Officer works with   the team and  partners (human rights organisations, communities and individual human rights defenders) in improving their security management and strategies. PI has been working with partners focusing on issues related with community based defenders in contexts of exploitation of natural resources. The Advocacy Protection Officer is part of a team of five and reports to the PI Representative in Thailand. The position based in Bangkok, (s)he travels regularly in the country.

 Main responsibilities

Administrative task:

• In charge of in and outgoing post
• Keep track of all date and term of possible contracts (rent, internet, insurance etc)
• Organizes the filling of all PI document and archives
• Trains staff in relevant financial reporting, administrative and logistic
• Provide support of registration process of PD-Thailand

Human Resources Management:

• Help prepare work contract according to instruction of PI Representative
• Manage the presence and absence of employees (sick leave, annual leave etc)
• Checks and approve all documents prepared by administrative officer in Brussel for the salary of staff;
• Make payments of all required taxed when applicable
• Assist in adjusting and finalizing Human resources and finance policy

Finance Task:

• Is responsible for the follow up of cash management;
• Co-signs with pi representative the authorization of expenditure after verification of budget plan
• Complies monthly financial and management accounting reports
• Maintains cash books, cheque register for all bank account and produces monthly reconciliation statement for each account
• Ensure effective accountability of all finance disbursement/remittance
• Monitor and advises of financial status of various projects and programme
• Advise on any accounting procedures, policies, directives and laws that accrue to NGO

Logistical tasks:

• Take care of office maintenance and purchase of needed stationaries and assets
• Advise on any accounting procedures, policies, directives and laws that accrue to NGO
• Manage contractual negotiations and agreements with suppliers and service providers
• Coordinates with office staff on logistics for trainings and workshops

 Skills & Experience

• University degree in finance, accounting or other related field.
• 2 years of work experience as a minimum.
• Experience in human rights work in Thailand.
• Excellent spoken and written English and able to communicate in international environment.
• Ability to work independently, high adaptability, ability to work under stress in a sensitive environment.
• Proficient in Microsoft Windows applications, Excel format and Accounting sofware
• Available for travel and flexible working hours.

 The offer A one-year contract with a four months’ probation period.

 To apply for the position please send your resume, cover letter and names and contact details of 2 references Send to the following email:  psomwong@protectioninternational.org ,  and include the subject line: “Application for Administration and Finance Officer in Thailand”. The applications are reviewed on a rolling basis Include your name in the file name of your application documents, e.g. John_Smith_CV.doc. Do not attach any certificates at this stage of the recruitment process.

 Only short-listed candidates will be contacted. 

โพรเทคชั่น อินเตอร์เนชั่นแนล (พีไอ)  เปิดรับสมัคร

ตำแหน่ง   เจ้าหน้าที่ธุรการและการเงิน

สถานที่   สำนักงานกรุงเทพฯ

 เริ่มงาน     โดยทันที

โพรเทคชั่น อินเตอร์เนชั่นแนล  เป็นองค์กรไม่แสวงหากำไรมีสำนักงานใหญ่อยู่ที่บรัสเซลส์  องค์กรให้ความช่วยเหลือนักปกป้องสิทธิที่ประสบความเสี่ยงโดยการนำยุทธศาสตร์ที่พัฒนาโดยสำนักงานและการจัดการทางด้านความปลอดภัย  โพรเทคชั่น อินเตอร์เนชั่นแนลทำงานร่วมกับองค์กรท้องถิ่นในกว่าสามสิบประเทศทั่วโลก  พีไอทุ่มเทการทำงานให้กับนักปกป้องสิทธิที่เรียกร้องให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางสังคมตามช่องทางทางกฎหมายและในสภาพแวดล้อมที่พวกเขาสามารถใช้สิทธิได้อย่างเต็มที่เพื่อให้เกิดการยอมรับทางสากลในสิทธิการปกป้องสิทธิมนุษยชนที่ชอบธรรม

รายละเอียดงาน

คุณจะเป็นส่วนหนึ่งของพีไอในการทำเสริมสร้างศักยภาพนักปกป้องสิทธิมนุษยชนชาวไทยและนักกิจกรรมชุมชนในเรื่องการปกป้องและการจัดการความปลอดภัย   รวมถึงมีส่วนร่วมในกิจกรรมต่างๆ, การจัดการอบรม, ประสานงานในการจัดการประชุมและงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับกลุ่มเป้าหมาย  งานของคุณจะเป็นการทำงานและให้การสนับสนุนผู้ที่เกี่ยวข้องในงานทางด้านธุรการ การบริหารจัดการ และการเงินให้กับพื้นที่, ระดับชาติและระดับนานาชาติ เจ้าหน้าที่พีไอจะต้องมีส่วนร่วมในการจัดการแผนความปลอดภัยของสำนักงาน  นอกจากนี้ยังต้องสามารถทำงานในสภาวะความหลากหลายทางวัฒนธรรมอย่างเคารพ ให้คุณค่าและปฏิบัติอย่างเท่าเทียมและยอมรับในความแตกต่าง

ความรับผิดชอบหลัก

• งานด้านธุรการ, การเงิน งานบริหาร และการจัดการต่างๆ เธอ/เขาต้องรับผิดชอบในการจัดการสิ่งต่างๆ ในสำนักงาน  เธอ/เขาจะต้องทำงานร่วมกับ PI Representative ในประเทศไทยและผู้บริหารการเงินของพีไอที่บรัสเซลส์  เธอ/เขาจะต้องดูแลงานทางด้านธุรการ การจัดการ และการเงินให้กับเจ้าหน้าที่ในไทย

งานรับผิดชอบหลัก

งานด้านธุรการ

• ดูแลและจัดระบบเอกสารเข้าและออก รวมถึงหนังสือและเอกสารอื่นๆของสำนักงาน
• ดูแลสัญญาต่างๆ เช่น สัญญาเช่าสำนักงาน, รถ, ประกัน, การซ่อมแซม และอื่นๆ
• จัดการระบบการจัดเก็บแฟ้มและเอกสารอื่นๆ ในสำนักงานให้มีความปลอดภัย
• ให้การอบรมในเรื่องการทำรายงานการเงินและการจัดการในส่วนที่ต้องรับผิดชอบรวมถึงงานธุรการ, การเงินหรือการจัดการที่อาจจะต้องเกี่ยวข้อง
• ช่วยเหลือและประสานกับทนายในเรื่องทางกฎหมาย
• ให้ความช่วยเหลือในเรื่องการจัดการแก่เจ้าหน้าที่ใหม่, เด็กฝึกงานและอาสาสมัคร, รวมถึงการช่วยเหลือพวกเขาในเรื่องการอยู่ในไทย, รวมถึงสถานที่ทำงานและอื่นๆ
• ทำงานอย่างใกล้ชิดกับเจ้าหน้าที่คนอื่น

ด้านการจัดการบริหารบุคคล

• จัดการเตรียมสัญญาตามคำแนะนำของผู้บริหารการเงินที่บรัสเซลส์
• ตรวจดูความเรียบร้อยของแฟ้มเจ้าหน้าที่
• ควบคุมและจัดการเรื่องการเข้างานและการลาของเจ้าหน้าที่ (ลาป่วย, ลาประจำปี, ลาคลอด/ลาเพื่อช่วยดูแลบุตร, ลาชดเชย)
• ตรวจสอบและอนุมัติเอกสารทางการเงินที่จัดทำโดยเจ้าหน้าที่ทางบัญชีของบรัสเซลส์เพื่อการจ่ายเงินเดือนเจ้าหน้าที่และประสานกับPI Representative เซ็นอนุมัติ
• จัดทำเอกสารการจ่ายเงินเดือนและให้ PI Representative เซ็น
• จัดการจ่ายค่าภาษีต่างๆ เมื่อถึงกำหนด
• จัดการรวบรวมแผนการทำงานของเจ้าหน้าที่
• จัดการประชุมของทีมและรายงานผล

ด้านการเงิน

• บริหารการเงินและติดตามตรวจสอบรายละเอียดการใช้จ่าย
• เซ็นเอกสารร่วมกับ PI Representative (หรือบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้ง) ในค่าใช้จ่ายต่างๆ หลังจากตรวจสอบกับแผนงานและงบประมาณ
• จัดทำรายงานการเงินประจำเดือนและจัดการทำรายงานทางบัญชีและส่งให้สำนักงานใหญ่ในบรัสเซลส์
• จัดทำบัญชี, การใช้เช็คกับทุกบัญชีและจัดทำให้ตรงกับเอกสารทางบัญชีและธนาคารในแต่ละเดือน
• ตรวจสอบการทำธุรกรรมทางการเงินไม่ว่าจะเป็นการจ่ายเงินต่างๆ ให้ถูกต้อง
• ตรวจตราและให้คำแนะนำในเรื่องสถานะทางการเงินต่อโครงการและโปรแกรมต่างๆ
• ให้คำแนะนำในเรื่องนโยบายทางและขั้นตอนทางการเงินให้ถูกต้องเป็นไปตามกฎหมายและแนวทางขององค์กรอสิระ

การจัดการ

• ตรวจสอบและซ่อมแซมอุปกรณ์สำนักงาน อุปกรณ์และวัสดุของเจ้าหน้าที่ของโครงการ และจัดซื้อเครื่องเขียนและอุปกรณ์สำนักงานต่างๆ
• จัดการทำรายการอุปกรณ์สำนักงานทั้งหมด และจัดจ่ายค่าใช้จ่ายประจำเดือนของอุปกรณ์สำนักงานเช่นโทรศัพท์ เป็นต้น
• จัดการการต่อรองและทำสัญญาต่างๆ กับผู้ผลิตและผู้ให้บริการ
• ประสานงานและช่วยเหลือกับเจ้าหน้าที่สำนักงานในเรื่องการจัดการอบรมและกิจกรรมต่างๆ
• ช่วยเหลือในการจัดการประชุม, การเดินทางในประเทศให้ PI Representative และเจ้าหน้าที่ท่านอื่นๆ

การจัดการทั่วไป              

• ทำงานอื่นๆที่ได้รับมอบหมายจาก PI Representativeในสถานการณ์ที่มีความต้องการ และสำคัญ
• ให้การช่วยเหลือและพัฒนาในเรื่องความปลอดภัยของสำนักงานและทำให้ข้อมูลตรงกับสถานการณ์
• สังเกตุการณ์ให้งานต่างๆ ตรงกับข้อบังคับขององค์กร

 คุณสมบัติผู้สมัคร            

• จบการศึกษาขั้นต่ำระดับปริญญาตรีในสาขาการเงินและการบัญชี หรือสาขาอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
• มีประสบการณ์ในการทำงานด้านธุรการและการเงินอย่างน้อย 2 ปี
• มีความรู้ในด้านภาษาอังกฤษ พูด อ่าน เขียนได้ โดยสามารถทำรายงานการเงิน ,ส่งเมลหรือติดต่อประสานงานกับชาวต่างประเทศ โดยเฉพาะเจ้าหน้าที่สำนักงานใหญ่ที่บลัสเซลล์ได้
• มีทักษะในการใช้งานโปรแกรมคอมพิวเตอร์พื้นฐาน เช่น Word, Excel ได้เป็นอย่างดี
• มีความซื่อสัตย์สุจริตต่อหน้าที่ โดยเฉพาะเรื่องการเงิน
• มีใจรักในการทำงานและประสานงานร่วมกับนักปกป้องสิทธิมนุษยชนชาวไทยและนักกิจกรรมชุมชน

การสมัคร กรุณาส่งใบสมัครของท่านและประวัติการทำงาน  ค่าตอบแทนที่คาดว่าจะได้รับ รวมถึงผู้รับรอง 2 ท่านมาที่psomwong@protectioninternational.org            เราจะติดต่อผู้ที่ได้รับการคัดเลือกในรอบต่อไปเท่านั้น